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Kalkulation einfach erklärt. So findest du den richtigen Preis


Es klingt sehr simpel und überzeugend: Kalkulation einfach erklärt. Doch in der Praxis fällt es vielen schwer, ihre Preise wirklich sauber zu berechnen. Gerade wenn du selbstständig bist oder ein kleines Unternehmen führst, kann das schnell teuer werden. Zu niedrige Preise ruinieren deinen Gewinn. Zu hohe Preise vertreiben dir die Kunden. Deshalb ist es wichtig, dass du genau weißt, wie du deine Kalkulation richtig angehst. In diesem Artikel zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du deine Kosten kalkulierst, den Verkaufspreis festlegst und deinen Stundenlohn berechnest. Du bekommst keine trockene Theorie, sondern eine Anleitung, die du direkt anwenden kannst. Wir erklären Kalkulation wirklich einfach.

Was bedeutet Kalkulation eigentlich?

Bevor wir tiefer einsteigen, klären wir kurz den Begriff. Kalkulation bedeutet, dass du alle anfallenden Kosten systematisch ermittelst und daraus den Preis für dein Produkt oder deine Dienstleistung berechnest. Du schaust dir also genau an:

Das Ziel der Kalkulation ist es, den Verkaufspreis so festzulegen, dass alle Kosten gedeckt sind und du trotzdem Geld verdienst. Beachte: Kalkulation ist nicht in jeder Branche gleich. Je nachdem, in welcher Branche du arbeitest, unterscheidet sich die Kalkulation deutlich. Warum dieser Unterschied wichtig ist?
Je nach Branche musst du unterschiedliche Kalkulationsmethoden anwenden. Deshalb gibt es keine pauschale Formel für alle. Aber das Grundprinzip bleibt immer gleich: Du brauchst eine klare Übersicht über deine Kosten und musst wissen, was du verlangen musst, um wirtschaftlich zu arbeiten. Hier ein Überblick:

  1. Handwerk und Dienstleistung
    Wenn du im Handwerk bist oder Dienstleistungen anbietest, steht der Stundenlohn oft im Vordergrund. Du kalkulierst also, wie viel Zeit du brauchst, welche Materialkosten anfallen und welche Betriebskosten dazukommen. Das nennt man Zuschlagskalkulation oder Handwerkskalkulation. Wichtig: Du musst auch unproduktive Zeiten einkalkulieren, also Urlaube, Krankheit und Verwaltungsaufwand. Es gibt eine Menge kalkulative Kosten zu berücksichtigen.
  2. Produzierendes Gewerbe
    In der Produktion geht es meist um Stückkosten. Du kalkulierst, was es kostet, ein Produkt herzustellen. Dazu zählen Material, Maschinenlaufzeit, Energie, Löhne und Gemeinkosten. Hier nutzt man oft die Vollkostenkalkulation oder die Deckungsbeitragsrechnung um den Verkaufspreis zu kalkulieren.
  3. Handel
    Im Handel ist die Verkaufspreiskalkulation etwas einfacher, aber nicht weniger wichtig. Hier kaufst du Produkte ein und schlägst deinen Gewinn sowie Kosten für Lager, Transport, Miete und Personal oben drauf. Das nennt man Handelsspanne kalkulieren.
  4. Freelancer und Berater
    Wenn du als Freelancer oder Berater arbeitest, ist der eigene Stundensatz entscheidend. Du verkaufst direkt deine Zeit und Leistung, also musst du den eigenen Stundenlohn kalkulieren. Hier musst du besonders darauf achten, auch die Zeiten ohne Kundenauftrag einzupreisen.

Warum eine saubere Kalkulation der Kosten entscheidend ist


Bevor du überhaupt an den Preis denkst, musst du wissen, welche Kosten bei dir anfallen. Das ist der wichtigste Schritt in jeder Kalkulation. Wenn du deine Kosten nicht kennst, kannst du keinen sinnvollen Preis festlegen. Und genau das passiert vielen Selbstständigen: Sie schätzen irgendwas, hoffen auf den Marktpreis und wundern sich später, warum am Monatsende nichts übrig bleibt.

Welche Kosten musst du kalkulieren?

Bei der Kalkulation der Kosten unterscheidet man in der Regel zwischen:

Fixkosten:

Das sind alle Kosten, die jeden Monat anfallen, egal wie viel du verkaufst. Beispiele sind Miete, Versicherungen, Software-Abos oder dein Steuerberater.

Variable Kosten:

Diese Kosten entstehen nur, wenn du etwas produzierst oder eine Dienstleistung erbringst. Zum Beispiel Materialkosten, Verpackung oder Fahrtkosten zu Kunden.

Personalkosten (auch eigene Arbeitszeit):

Dazu gehört dein eigener Lohn oder der deiner Mitarbeiter. Auch das solltest du bei der Kalkulation der Kosten nicht vergessen.

Praxis-Tipp:

Schreib dir alle Kosten einmal komplett auf. Viele nutzen dafür eine einfache Excel-Tabelle oder ein Kalkulationstool. Sei ehrlich zu dir selbst und rechne realistisch, sonst rechnest du dich reich und hast am Ende trotzdem Verluste.

Den Verkaufspreis kalkulieren: So vermeidest du Verluste


Wenn du deine Kosten kennst, kannst du deinen Verkaufspreis kalkulieren. Das Ziel: Deine Kosten decken und gleichzeitig Gewinn machen. Laut einer Studie des Bundesministeriums scheitern junge Unternehmen in Deutschland daran, weil sie ihre Preise falsch bewerten. Das zeigt, wie wichtig eine gute Kalkulation des Verkaufspreises ist.

Wie kalkulierst du den Verkaufspreis? Es gibt verschiedene Methoden, um den Verkaufspreis zu kalkulieren. Hier eine einfache Variante, die du direkt nutzen kannst:

Formel für den Verkaufspreis:

Gesamtkosten + gewünschter Gewinn = Netto-Verkaufspreis

Dann noch die Mehrwertsteuer draufschlagen und du hast deinen Brutto-Preis.

Beispiel:

Rechnung:

Mit 19 % Umsatzsteuer:

Den Stundenlohn kalkulieren: Dein Wert muss passen


Viele Selbstständige verkaufen ihre Zeit. Und genau da wird es heikel, denn den eigenen Stundenlohn zu kalkulieren ist schwieriger, als es aussieht. Oft wird einfach der Stundenlohn aus dem letzten Angestelltenjob übernommen. Das funktioniert aber nicht.

Warum? Weil du als Selbstständiger ganz andere Kosten hast:

Wie kalkulierst du deinen Stundenlohn richtig?

Hier eine einfache Methode: Dein Mindestpreis und Marktcheck Ziel ist es, herauszufinden, welchen Umsatz du pro Jahr erwirtschaften musst, um deine Kosten zu decken und dein realistisches Wunscheinkommen zu erzielen. Das ist dein persönlicher Break-even-Point pro Stunde.

Was brauchst du pro Jahr? (Gesamtkosten)

  1. Dein gewünschtes Netto-Jahreseinkommen: Was du am Ende des Jahres auf deinem Privatkonto haben möchtest. WICHTIG: Sei hier realistisch und orientiere dich an dem, was in deiner Branche für deine Erfahrung üblich ist! Ein überzogenes Wunscheinkommen führt direkt zu einem unrealistischen Stundensatz.
  2. Private Nebenkosten: Private Krankenversicherung, Altersvorsorge, ggf. private BU-Versicherung etc.
  3. Deine jährlichen Betriebskosten: Miete, Software-Lizenzen, Marketing, Website, Telefon, Internet, Reisekosten, Weiterbildung, Versicherungen, Büromaterial, Steuerberater etc.

Summe A = (Gewünschtes Netto-Jahreseinkommen) + (Private Nebenkosten) + (Jährliche Betriebskosten)

Wie viele Stunden kannst du wirklich fakturieren? (Fakturierbare Stunden)

  1. Arbeitstage pro Jahr: Gehe von ca. 251 Arbeitstagen aus (365 Tage - Wochenenden - Feiertage).
  2. Urlaub & Krankheit: Ziehe realistische Urlaubstage (z.B. 30 Tage) und einen Puffer für Krankheit/Weiterbildung (z.B. 14 Tage) ab.
  3. Verbleibende Arbeitstage = Arbeitstage pro Jahr - Urlaub - Krankheit/Weiterbildung
    (Beispiel: 251 - 30 - 14 = 207 Tage)
  4. Tägliche Arbeitszeit: Wie viele Stunden arbeitest du pro Tag? (z.B. 8 Stunden)
  5. Nicht-fakturierbare Zeit: Ein großer Teil deiner Arbeitszeit ist nicht direkt bezahlbar (Akquise, Admin, Buchhaltung, Controlling, Angebots-/Rechnungserstellung, Entwicklung). Plane hier realistisch 25-50% deiner gesamten Arbeitszeit ein.

Summe B = (Verbleibende Arbeitstage) * (Tägliche Arbeitszeit) * (Anteil fakturierbarer Zeit, z.B. 60% oder 0,60)

Dein Netto-Stundensatz (ohne Umsatzsteuer)

Netto-Stundensatz = Summe A (Gesamtkosten pro Jahr) / Summe B (Fakturierbare Stunden pro Jahr)

Dein Brutto-Stundensatz (für den Kunden)

Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist (und nicht die Kleinunternehmerregelung nutzt), schlägst du die Umsatzsteuer (aktuell 19% in Deutschland) noch auf deinen Netto-Stundensatz auf.

Brutto-Stundensatz = Netto-Stundensatz * 1,19



Praktisches Beispiel zum Stundenlohn kalkulieren

Nehmen wir an, du bist ein Marketing-Freelancer und möchtest folgendes realistisches Einkommen und Kosten abdecken:

Summe A (Gesamtkosten pro Jahr) = 50.000 € + 8.000 € + 12.000 € = 70.000 €

Summe B (Fakturierbare Stunden pro Jahr) = 1656 Stunden - 662 Stunden = 994 Stunden (runden wir für Einfachheit auf ca. 1.000 Stunden)

Netto-Stundensatz:

Brutto-Stundensatz (für den Kunden, inkl. 19% USt):

Das bedeutet, um alle deine Kosten zu decken und dein realistisches Wunscheinkommen von 50.000 € netto zu erzielen, müsstest du mindestens 83,30 € pro Stunde berechnen (wenn du umsatzsteuerpflichtig bist).

Die Wahrheit hinter dem Stundensatz: Mehr als nur Rechnen

Der berechnete Stundensatz ist dein unterer Schmerzgrenzwert. Wenn dein Wunsch-Jahreseinkommen jedoch zu einem unrealistisch hohen Stundensatz führt, ist dein Einkommensziel für ein reines "Stunden-gegen-Geld"-Modell vielleicht unrealistisch: Ein einzelner Freelancer kann nicht unendlich viele Stunden arbeiten oder astronomische Stundenlöhne am Markt durchsetzen, es sei denn, er hat eine extrem seltene und wertvolle Spezialisierung. Du musst dein Geschäftsmodell überdenken: Um höhere Einkommen zu erzielen, musst du oft von reiner Zeit-Abrechnung wegkommen. Das bedeutet:

  1. Wertbasierte Preisgestaltung: Du verkaufst nicht deine Zeit, sondern den Wert und das Ergebnis, das du für den Kunden schaffst. Der Wert eines Problems, das du löst, kann weitaus höher sein als deine aufgewendete Zeit.
  2. Pauschalpreise/Projektpreise: Du kalkulierst intern mit deinem Stundensatz, bietest dem Kunden aber einen festen Preis für ein Projekt an. Damit profitierst du, wenn du effizienter bist.
  3. Produktifizierung: Du entwickelst wiederkehrende Lösungen oder Produkte (z.B. Online-Kurse, Templates, Standard-Workshops), die du mehrfach verkaufen kannst, ohne jedes Mal deine Zeit direkt zu investieren.
  4. Skalierung: Du baust ein Team auf, das für dich arbeitet, und du fokussierst dich auf Führung und Akquise.

Die Stundenkalkulation ist also nicht dazu da, dir ein Fantasiegehalt zu ermöglichen, sondern um dir eine fundierte Basis für deine Preisgestaltung zu geben und zu zeigen, ob deine Einkommensziele mit deinem aktuellen Modell realistisch sind. Sie zwingt dich, über deine Kosten, deine verfügbare Zeit und deinen Marktwert nachzudenken.

Standardwerte für eine Stundensatzkalkulation auf Jahresebene für einen Solo-Selbstständigen oder Freiberuflichen

Diese Zahlen dienen als realistische Grundlage für die Kalkulation eines Stundensatzes als Selbstständiger. Das Modell berücksichtigt, dass neben der eigentlichen Kundenarbeit auch Zeit für Verwaltung, Buchhaltung, Angebotswesen, Marketing, Controlling und strategische Entwicklung benötigt wird. Je nachdem, wie du dein Geschäftsmodell aufstellst, kannst du die operativen Stunden erhöhen oder senken. Wenn du beispielsweise Assistenzen oder externe Dienstleister für Buchhaltung, Marketing oder Controlling beschäftigst, können die Verwaltungs- und Entwicklungstätigkeiten anteilig auf Gemeinkosten umgelegt werden.

Häufige Fehler bei der Kalkulation und wie du sie vermeidest


Gerade wenn du am Anfang stehst, passieren schnell typische Fehler bei der Kalkulation. Hier die häufigsten und wie du sie vermeidest:

Fehler 1: Du vergisst Kosten
Viele denken nur an Material und Lohn. Aber was ist mit Miete, Versicherung, Steuerberater, Laptop oder Internet? All diese Posten musst du in deiner Kalkulation der Kosten berücksichtigen.

Lösung: Mach eine vollständige Kostenliste und aktualisiere sie regelmäßig.

Fehler 2: Du kalkulierst deinen Stundenlohn zu niedrig
Wenn du deinen Stundenlohn kalkulierst, unterschätzt du schnell den Aufwand, der nicht bezahlt wird. Kundenakquise, E-Mails beantworten, Buchhaltung – das kostet alles Zeit.

Lösung: Rechne lieber konservativ und plane Puffer ein.

Fehler 3: Du orientierst dich nur an der Konkurrenz
Natürlich solltest du wissen, was der Markt verlangt. Aber wenn deine Preise nicht deine Kosten decken, nützt dir der günstigste Preis nichts.

Lösung: Kalkuliere deinen Verkaufspreis, bevor du auf den Markt schaust. Erst danach kannst du überlegen, wie du dich positionierst.

Fazit zur einfachen Kalkulation


Du siehst: Kalkulation einfach erklärt heißt nicht, dass es banal ist. Aber mit den richtigen Schritten bekommst du Klarheit. Kenne deine Kosten und berechne deinen Stundenlohn realistisch. Anschließend kalkuliere deinen Verkaufspreis so, dass Gewinn übrig bleibt So stellst du sicher, dass dein Business auf gesunden Beinen steht und du nicht zu den Unternehmen gehörst, die weger schlechter Verkaufspreis Kalkulation scheitern. Wenn du Unterstützung bei der Verkaufspreis oder Stundensatz Kalkulation benötigst, melde dich gerne bei uns. Gemeinsam finden wir heraus, wie du deine Preise optimal kalkulierst. Alternativ haben wir Online ein Hilfsmittel gefunden: Blitzrechner.de/
Es ist nicht ganz intuitiv, aber es ist eine gute Startmöglichkeit, wenn du keine Lust auf eigene Berechnungen hast.

Beispiel für eine Handwerkskalkulation: Kalkulation des Verkaufspreises


Komplette Kalkulation für den Austausch von 5 Fenstern

Ausgangslage:
Austausch von 5 Kunststofffenstern (3-fach-Verglasung, 1,2 × 1,4 m). Inklusive: Ausbau, Einbau, Dämmung der Laibung, Abdichtung (RAL), Entsorgung der Altfenster. Die Anfahrt inkl. Fahrtzeit wird separat berechnet.

  1. Einzelkosten Material
    2. Position Menge Einzelpreis Summe
    Kunststofffenster (3-fach-Verglasung) 5 400 € 2.000 €
    Montagematerial (Schrauben, Bauschaum, Keile) 5 30 € 150 €
    Dichtungsbänder (innen/außen, RAL) 5 25 € 125 €
    Dämmmaterial (Mineralwolle, Kompriband) 5 20 € 100 €
    Entsorgung Altfenster 5 20 € 100 €
    Summe Materialkosten 2.475 €

    zzgl. 10% Aufschlag für Beschaffung und Verwaltung = 2.722,5 €


  2. Anfahrtskosten (inkl. Fahrtzeit)
    3. Position Preis netto
    Fahrzeugpauschale inkl. Fahrtzeit 50 €

  3. Arbeitszeit (Einzelkosten Lohn)
    4. Tätigkeit Zeit je Fenster Gesamtzeit
    Ausbau alte Fenster 0,75 Std 3,75 Std
    Vorbereitung Laibung 0,5 Std 2,5 Std
    Einbau der neuen Fenster 1 Std 5 Std
    Abdichtung innen & außen 0,5 Std 2,5 Std
    Dämmung der Laibung 0,25 Std 1,25 Std
    Aufräumen & Entsorgung pauschal 1 Std
    Summe Arbeitszeit 16 Std

  4. Kalkulation des Stundenverrechnungssatzes
    1. Grundlagen
      2. Posten Wert
      Bruttolohn Mitarbeiter 20,00 €
      Sozialabgaben Arbeitgeber-Anteil (22 %) 4,40 €
      Krankheitsrisiko (10 Tage, Ø 4,5 %) 0,90 €
      Sonstige Nebenkosten (Berufsgenossenschaft, Weiterbildung etc.) 0,60 €
      Summe Lohnkosten pro Stunde (Basis) 29,90 €

    2. Gemeinkosten-Zuschlag
      • -Miete Werkstatt
      • -Verwaltung & Buchhaltung
      • -Fahrzeuge (anteilig)
      • -Maschinen & Werkzeuganschaffung
      • -Werkzeugverschleiß
      • -Versicherungen

      Ansatz: 35 % Gemeinkostenzuschlag
      29,90 € × 35 % = 10,47 € Gemeinkosten je Stunde

    3. Risiko-, Wagnis-, & Gewinnzuschlag

      4. Kalkulatorischer Gewinn: 10 %
      Kalkulatorisches Risiko und Wagnis: 2%
      (29,90 € + 10,47 €) × 12 % = 4,36 € Gewinn je Stunde

    4. Endgültiger Verrechnungssatz
      5. Kostenblock Betrag
      Lohn inkl. Nebenkosten 29,90 €
      Gemeinkosten 10,47 €
      Gewinn 4,36 €

      = 44,73 € pro Stunde


    5. Arbeitskosten gesamt

      6. Summe Arbeitszeit x Endgültiger Verrechnungssatz = 16 Stunden × 44,73 € = 715,68 € netto

    6. Zusammenfassung der Einzelkosten
      7. Posten Betrag
      Materialkosten 2.722,5 €
      Arbeitskosten 715,68 €
      Anfahrtskosten 50 €
      Summe Einzelkosten 3.488,18

  5. Gewinnzuschlag auf Gesamtsumme (Projekt-Gewinn)

    6. Zusätzlich zum Stunden-Gewinnaufschlag kann bei projektbezogener Kalkulation noch ein fixer Gewinnzuschlag auf den Auftrag erfolgen.

    In diesem Fall verzichten wir darauf, da der Gewinn bereits im Stundensatz enthalten ist.
    Projekt-Gewinnzuschlag: 0 € (bereits berücksichtigt)

  6. Netto-Angebotspreis

    7. 3.488,18 € netto

  7. Brutto-Angebotspreis (inkl. 19 % MwSt.)

    8. 3.488,18 € × 1,19 = 4.150,93 € brutto

  8. Fertiges Kundenangebot (vereinfachte Darstellung)
    9. Leistung Preis
    Austausch von 5 Kunststofffenstern (3-fach-Verglasung), inkl. Einbau, Dämmung, Abdichtung, Entsorgung, Anfahrt 4.150,93 € brutto

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