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Die besten Controlling-Tools für dein Business 2025

In einer Wirtschaft, die immer komplexer wird und in der Entscheidungen schnell getroffen werden müssen, ist ein funktionierendes Controlling entscheidend. Wenn du deine Finanzen ignorierst, riskierst du Fehlentscheidungen, unnötige Kosten und im schlimmsten Fall eine instabile Liquidität. Genau hier setzt moderne Controlling-Softwarelösung an, die dir heute vielfältig zur Verfügung steht. Sie ermöglicht dir nicht nur eine Übersicht über Einnahmen und Ausgaben, sondern hilft dir auch, Prognosen zu erstellen, Szenarien zu vergleichen und automatisierte Reports zu nutzen. Dadurch sparst du Zeit, minimierst Fehler und kannst dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren.

In diesem Beitrag erhältst du nicht nur eine Übersicht über die besten Tools für 2025, sondern auch konkrete Empfehlungen, welche Software für dich als CFO, Finance Managerin, Gründende, Solo-Selbstständige oder Freelancer am besten geeignet ist. Damit du am Ende eine klare Entscheidung treffen kannst, haben wir jede Lösung im Detail betrachtet, praxisnahe Beispiele eingebaut und die Schwächen der Tools aufgezeigt. Ergänzt um Tipps, wie du diese Lücken in der Praxis schließen kannst.

Die besten Controlling-Tools 2025

Agicap

Agicap ist ein cloudbasiertes Tool, das besonders durch seine starke Liquiditätsplanung überzeugt. Du kannst deine Bankkonten direkt anbinden, Cashflows in Echtzeit überwachen und Szenarien für die Zukunft durchspielen. Für ein mittelständisches Unternehmen bedeutet das, dass der CFO jederzeit eine belastbare Basis für Entscheidungen hat. Ein Beispiel: Wenn du eine Investition in neue Maschinen planst, zeigt dir Agicap sofort, wie sich diese Entscheidung auf deine Liquidität in den nächsten Monaten auswirkt.

Für Finance Managerinnen kleiner Unternehmen bietet Agicap einen schnellen Überblick über offene Rechnungen und künftige Kosten. Ohne großen Schulungsaufwand kannst du Reports generieren, die das Team oder die Geschäftsführung sofort verstehen. Gründer von Start-ups nutzen Agicap häufig, um Investoren Präsentationen vorzubereiten. Du exportierst mit wenigen Klicks eine saubere Übersicht über Einnahmen, Ausgaben und Cash-Burn-Rate. Solo-Selbstständige schätzen die Einfachheit: Du hast innerhalb von Minuten dein Konto verknüpft und siehst sofort, ob sich deine Einnahmen und laufenden Kosten die Waage halten. Freelancer profitieren von der klaren Visualisierung, die ihnen zeigt, wie viel sie für Rücklagen oder Steuern zur Seite legen müssen.

Schwächen liegen darin, dass Agicap für sehr komplexe Forecasts in größeren Unternehmen manchmal zu oberflächlich ist. Wenn du also mit mehreren Tochtergesellschaften oder komplizierten ERP-Systemen arbeitest, musst du zusätzliche Schnittstellen schaffen. Die Chance liegt darin, dass Agicap bewusst einfach gehalten ist und dir dadurch einen schnellen Einstieg ermöglicht.

Commitly

Commitly legt den Fokus klar auf Cashflow-Planung. Du bekommst ein Dashboard, das dir sofort zeigt, wie deine Liquidität aktuell aussieht und wie sie sich entwickelt. Für kleine Unternehmen ist das Gold wert, denn so vermeidest du böse Überraschungen am Monatsende.

Ein CFO im Mittelstand nutzt Commitly, um Szenarien durchzuspielen, etwa ob ein geplanter Personalaufbau finanzierbar ist. Finance Managerinnen kleiner Firmen können Commitly nutzen, um Reportings zu vereinheitlichen und sie direkt an die Geschäftsführung weiterzugeben. Gründer profitieren von der Möglichkeit, Finanzpläne für Investoren sauber aufzubereiten. Für eine Solo-Selbstständige Beraterin bietet Commitly einen schnellen Abgleich zwischen Projekterlösen und laufenden Kosten, während Freelancer das Tool nutzen können, um ihre Einnahmen aus unterschiedlichen Kundenprojekten zu bündeln und eine klare Übersicht zu behalten.

Schwächen: Commitly hat weniger tiefgehende Budgetierungsfunktionen als Tools wie Helu oder Board. Wenn du komplexe Unternehmensstrukturen abbilden musst, stößt du an Grenzen. Die Chance liegt jedoch darin, dass gerade kleine Unternehmen und Selbstständige genau das schätzen. Sie wollen keinen Overload an Features, sondern eine schnelle Übersicht.

Tidely

Tidely setzt auf Künstliche Intelligenz. Das bedeutet, dass die Software anhand deiner Daten Prognosen erstellt, die realistischer sind als rein manuelle Planungen. CFOs schätzen das, weil sie Szenarien für den Kapitalbedarf durchspielen können. Ein Beispiel: Wenn dein Unternehmen einen Auftrag verzögert abrechnet, zeigt dir Tidely sofort, wie sich das auf deine Liquidität auswirkt und welche Handlungsspielräume du noch hast.

Für Gründer ist Tidely spannend, weil Investoren zunehmend erwarten, dass du verschiedene Szenarien im Griff hast. Mit Tidely kannst du auf Knopfdruck zeigen, wie sich zusätzliche Finanzierungen oder Wachstumsschübe auswirken. Finance Managerinnen in kleinen Firmen nutzen die Automatisierungen, um sich Routineaufgaben zu sparen. Solo-Selbstständige profitieren davon, dass sie sofort Reports erstellen können, die auch steuerlich genutzt werden können. Freelancer nutzen Tidely häufig, um Einnahmen aus verschiedenen Projekten zu bündeln und Liquiditätsengpässe frühzeitig zu erkennen.

Schwächen: Für manche Nutzer wirkt Tidely komplexer in der Bedienung, gerade wenn sie wenig Vorerfahrung haben. Der Vorteil: Wenn du dich einmal eingearbeitet hast, sparst du enorm viel Zeit und erhältst Forecasts, die dir in dieser Qualität kaum ein anderes Tool bietet.

Helu

Helu ist ein umfassendes Planungs- und Budgetierungstool. Es richtet sich besonders an Unternehmen, die mehrere Abteilungen oder komplexe Strukturen haben. CFOs im Mittelstand nutzen Helu, um Budgets für verschiedene Teams festzulegen und diese mit realen Zahlen abzugleichen. Finance Managerinnen profitieren von den klaren Strukturen, die ihnen helfen, auch ohne großes Controlling-Team die Übersicht zu behalten. Gründer nutzen Helu, wenn sie skalieren wollen und Investoren regelmäßige Budget-Updates benötigen. Solo-Selbstständige können Helu ebenfalls einsetzen, auch wenn die Funktionsvielfalt hier oft mehr bietet als sie tatsächlich benötigen. Für Freelancer ist Helu meist zu umfangreich, es sei denn, sie wachsen in Richtung kleiner Agentur.

Schwächen: Die Einarbeitung dauert länger und erfordert mehr Disziplin. Dafür erhältst du aber ein mächtiges Tool, das dir langfristig eine enorme Planungs- und Simulationskraft bietet.

Board

Board ist das Tool für alle, die richtig tief in die Materie einsteigen wollen. CFOs im Mittelstand lieben Board, weil sie komplexe Simulationen und Forecasts fahren können. Ein Beispiel: Wenn du mehrere Märkte gleichzeitig analysieren willst, zeigt dir Board, wie sich verschiedene Wachstumsstrategien auswirken. Finance Managerinnen schätzen die Reporting-Möglichkeiten, die es ihnen erlauben, Management und Investoren mit detaillierten Reports zu versorgen. Gründer nutzen Board dann, wenn sie mit großen Summen arbeiten und professionell aufgestellt sein müssen. Für Solo-Selbstständige und Freelancer ist Board meist zu komplex, es sei denn, sie wollen bewusst in eine Agenturstruktur hineinwachsen.

Schwächen: Board ist teuer und erfordert Schulungen. Aber wer bereit ist, Zeit und Budget zu investieren, erhält ein Tool, das in puncto Planung und Simulation kaum Konkurrenz kennt.

Vergleich der Top-Tools & Tipps zur Auswahl

Hier findest du die wichtigsten Eckpunkte noch einmal in einer übersichtlichen Tabelle:

Tool	Hauptfunktionen	Preis	Geeignet für
Agicap	Liquiditätsplanung, Cashflow, Szenarien, ERP-Integration	Ab 49€/Monat	CFO, Gründer, Solo-Selbstständige, Freelancer
Commitly	Cashflow-Planung, Dashboard, Szenarien	Ab 55€/Monat	Finance Managerin, Gründer, Freelancer
Tidely	AI-gestützte Prognosen, Szenarien, Automatisierungen	Ab 59€/Monat	CFO, Start-up, Solo-Selbstständige, Freelancer
Helu	Budgetierung, Planung, Simulationen	Ab 69€/Monat	CFO, Finance Managerin, Start-up
Board	Umfassende Simulationen, Forecasts, Budgetierung	Ab 79€/Monat	CFO, Finance Managerin

Damit du das richtige Tool auswählst, solltest du dir klar machen, welche Funktionen für dich unverzichtbar sind und wo du flexibel sein kannst. Hier eine kurze Checkliste, die dir bei der Entscheidung hilft, wenn du zu einer der folgenden Gruppen gehörst:

CFO: Achte auf Integrationen, Forecasts und Szenarioanalysen.
Finance Managerin: Schnelle Implementierung, klare Reports und einfache Bedienung sind wichtig.
Gründer: Cloud-basiert, skalierbar und investorentauglich sollte die Software sein.
Solo-Selbstständige: Intuitive Bedienung, geringe Kosten und mobile Nutzung stehen im Fokus.
Freelancer: Minimalismus, Übersicht über Einnahmen und schnelle Reports helfen dir am meisten.

Fazit

Die Wahl der richtigen Controlling-Software ist immer eine Frage deiner Ziele und deines Alltags. CFOs benötigen tiefgreifende Analysen und Integrationen, Finance Managerinnen setzen auf Übersicht und automatisierte Reports. Gründer brauchen Tools, die ihre Skalierung begleiten, Solo-Selbstständige möchten vor allem Zeit sparen und Freelancer suchen die einfachste Lösung für ihre Einnahmen-Ausgaben-Übersicht. Wenn du dir über deine Anforderungen klar wirst und die vorgestellten Tools vergleichst, wirst du schnell erkennen, welches am besten zu dir passt. Teste die Software, nutze die kostenlosen Versionen und wähle das Tool, das dir langfristig Sicherheit und Transparenz verschafft. So stellst du sicher, dass du dein Business solide aufstellst und jederzeit fundierte Entscheidungen treffen kannst.

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